Group Decission Support System (GDSS) - Sistem Pendukung Keputusan Kelompok

Konsep Dasar

Sistem pendukung keputusan kelompok (Group Decision Support System GDSS), merupakan “suatu sistem berbasis komputer yang mendukung kelompok-kelompok orang yang terlibat dalam suatu tugas bersama dan menyediakan interface bagi suatu lingkungan yang digunakan bersama”. GDSS memberikan dukungan pada pemecahan masalah dengan menyediakan suatu pengaturan yang mendukung komunikasi bagi anggota yang tergabung dalam kelompok.

GDSS terdiri dan suatu perangkat lunak, perangkat keras, komponen bahasa, dan prosedur, yang mendukung suatu kelompok orang yang sedang terlibat dalam pertemuan yang ada hubungannya dengan pengambilan keputusan.

GDSS membantu memecahkan masalah dengan cara menyediakan lokasi yang kondusif untuk komunikasi. Jika anggota bertemu pada saat yang bersamaan, maka lokasi ini disebut pertukaran sinkron salah satu contoh adalah pertemuan komite. Jika para anggota bertemu pada watu yang berbeda-beda, maka lokasi ini disebut Pertukaran asinkron salah satu contohnya adalah saling berbalas komunikasi melalui e-mail ruang Keputusan.

Ruang keputusan digunakan untuk membantu komunikasi melalui kombinasi perabotan, peralatan dan tempat. Peralatan mencakup kombinasi komputer, mikrophone penangkap suara, kamera video, dan layar lebar. Ditengah tengah ruangan terletak konsol fasilitator. Fasilitator adalah seorang yang tugas utamanya adalah menjaga diskusi dijalurnya.

Karakteristik GDSS

1.      GDSS adalah sistem informasi yang dirancang secara khusus, bukan secara sederhana, yang merupakan konfigurasi dari komponen sistem yang telah ada.

2.      Sistem ini dirancang untuk tujuan mendukung kelompok pengambil keputusan dalam melaksanakan tugasnya. Karenanya, GDSS harus meningkatkan proses pengambilan keputusan atau hasil dari suatu kelompok.

3.      GDSS mudah untuk dipelajari dan digunakan. Sistem ini mengakomodasikan pengguna dengan berbagai tingkatan pengetahuan komputerisasi.

4.      GDSS dapat dirancang untuk satu tipe masalah atau untuk beragam tingkatan kelompok organisasi keputusan.

5.      GDSS dirancang untuk mendorong aktivitas-aktivitas, seperti penghasilan ide, penyelesaian konflik, dan pemberian pendapat yang independen.

6.      GDSS memiliki mekanisme terpasang yang dapat meminimalkan berkembangnya prilaku negatif kelompok, seperti konflik destruktif, miskomunikasi, ataupun pemikiran terkotak-kotak.

Manfaat penggunaan GDSS

1.      Meningkatkan perencanaan awal, yaitu untuk membuat diskusi atau pertemuan menjadi lebih efektif dan efisien.

2.      Meningkatkan partisipasi, sehingga setiap peserta dari berbagai latar belakang dapat memberikan kontribusinya dengan optimal.

3.      Menciptakan iklim yang lebih terbuka dan kolaboratif, yaitu tanpa membuat pihak yang tingkatannya lebih rendah merasa takut dan terancam. Dan juga tidak membuat pihak yang tingkatannya lebih tinggi mendominasi jalannya suatu rapat, pertemuan/meeting.

4.      Setiap ide yang ditawarkan bebas dari kritik, memungkinkan peserta rapat, pertemuan/meeting mengkontribusikan ide atau pendapatnya tanpa takut untuk dikritik.

5.      Evaluasi yang objektif, menciptakan atmosfir di mana suatu ide akan dievaluasi secara objektif dan tidak memandang siapa yang memberikan ide tersebut.

6.      Menghasilkan ide organisasi, yaitu bagaimana tetap memfokuskan pada tujuan rapat, pertemuan/meeting, mencari cara yang paling efisien untuk mengorganisir ide yang dihasilkan dalam sesi brainstorming, dan mengevaluasi ide dalam batasan waktu yang paling sesuai.

7.      Menetapkan prioritas dan mengambil keputusan, yaitu mencari cara untuk menampung seluruh pemikiran dalam pengambilan keputusan.

8.      Dokumentasi hasil rapat, pertemuan/meeting, sehingga seluruh peserta dapat memperoleh dokumen yang lengkap dan terorganisir yang dibutuhkan untuk melanjutkan pekerjaan dari projek atau aktivitas yang dievaluasi.

9.      Mampu melakukan akses informasi eksternal, yang memungkinkan ketidaksepakatan yang signifikan dan faktual dapat diselesaikan dengan tepat waktu, sehingga memungkinkan meeting dapat terus dilanjutkan dan produktif.

10.  Menghasilkan notulen hasil diskusi, sehingga pihak yang tidak dapat berpartisipasi langsung dapat tetap memahami hasil dan isi dari meeting.

Kontribusi GDSS Terhadap  Pemecahan Masalah

Asumsi yang mendasari GDSS adalah komunikasi yang lebih baik memungkinkan keputusan yang lebih baik. Komunikasi yang lebih baik tercapai dengan menjaga diskusi terfokus pada masalah, akibatnya mengurangi waktu yang terbuang. Waktu yang dihemat dapat dicurahkan untuk diskusi yang lebih menyeluruh mengenai masalah tersebut, sehingga berkontribusi pada masalah yang lebih baik. Atau, waktu yang dihemat dapat digunakan dalam mengidentifikasi lebih banyak alternatif. Evaluasi alternatif yang lebih banyak meningkatkan kemungkinan mencapai pemecahan yang baik.

Contoh GDSS

Dalam pertemuan GDSS umum yang menggunakan Group System dari University of Arizona, suatu kelompok akan bertemu dalam ruang keputusan. Para peserta akan menulis pendapat mengenai suatu topik, dengan menggunakan Electronic Brainstorming (EBS). Program ini menyediakan komunikasi paralel maupun anonimitas.

Komunikasi paralel adalah saat semua peserta menulis pendapat pada saat yang bersamaan, dan anonimitas adalah saat tak seorangpun mengetahui siapa yang menulis suatu pendapat tertentu. Anonimitas memungkinkan tiap peserta menuliskan apa yang benar-benar dipikirkannya tapa khawatir diejek oleh anggota kelompok lain.

Setelah sekitar setengah jam menuliskan berbagai pendapat mengenai topik utama, para anggota kelompok mengumpulkan pendapat-pendapat itu ke dalam berbagai kategori dengan menggunakan program lain yang disebut Idea Organizer. Akhirnya, para anggota kelompok menggunakan program vote untuk memberi peringkat pada daftar kategori yang diikhtisarkan oleh Idea Organizer.

Teknologi GDSS

1.    Hardware

Keperluan hardware minimal untuk setiap sistem mencakup :

-         peralatan input/output

-         Prosedur

-         jalur komunikasi antara peralatan I/O dan prosesor

-         layar tampilan untuk umum atau monitor perorangan guna menampilkan informasi kepada kelompok.

Yang diinginkan adalah suatu disain yang memungkinkan setiap peserta bekerja secara independen terhadap yang lain, bisa menampilkan kerja / hasil karya perorangannya kepada seluruh anggota, dan melihat hasil karya orang lain dan karya kelompok secara keseluruhan.

2.    Software

Komponen software GDSS :

-         database

-         base model

-         program aplikasi khusus

-         interface

Komponen teknologi GDSS yang paling khusus adalah software aplikasi yang dikembangkan secara khusus untuk mendukung kelompok dalam proses keputusan. Fasilitas yang terdapat dalam software ini diantaranya :

Fasilitas dasar :

-         penciptaan teks dan file data, modifikasi, dan penyimpanan

-         word processing

-         fasilitas pembelajaran untuk pemakai GDSS yang belum mampu

-         on line help

-         worksheet, spreadsheet, decision trees, dan alat lain untuk menampilkan angka dan teks secara grafis

-         manajemen database

Fasilitas kelompok :

-         peringkasan grafik dan bilangan

-         menu yang memberitahu (prompt)

-         program untuk prosedur kelompok khusus

-         metode penganalisaan interaksi kelompok

-         transmisi teks dan data

3.     Orang-orang

Komponen “people” (orang_orang) dari GDSS meliputi anggota kelompok dan “fasilitator kelompok” yang bertanggung jawab atas beroperasinya teknologi GDSS dengan baik ketika ia sedang digunakan. Peranan fasilitator bersifat luwes.

4.    Prosedur

Komponen terakhir dari GDSS adalah prosedur, yang bisa memudahkan operasi dan membuat penggunaan teknologi oleh anggota kelompok menjadi efektif. Dalam kasus yang terakhir ini, GDSS bisa dirancang agar bisa mengakomodasi teknik pembuatan keputusan kelompok spesifik, seperti teknik kelompok nominal

5.    Ruang (Pertemuan Elektronik) Pengambilan Keputusan.  

Ruang ini dapat didesain dalam berbagai bentuk. Desain umumnya adalah suatu ruang yang dilengkapi dengan meja-meja besar, biasanya berbentuk U, yang dilengkapi dengan 12 sampai dengan 30 PC pada meja itu untuk memfasilitasi interaksi tatap muka diantara partisipan. Gambar di bawah ini merupakan bagan ruangan fasilitas sistem grup GDSS di Universitas Arizona: